El auditor cuenta hoy día con sofisticadas herramientas informáticas para la realización de los controles pertinentes a su oficio.

Todas las empresas deben contar con controles adecuados que deben ser:

• Independientes de las personas
• Seguros
• Sistemáticos

Con la informatización de las oficinas se deben determinar las funciones básicas que debe tener todo sistema de información tales como:

• Automatización

Las decisiones cotidianas son realizadas por el computador, las excepciones son analizadas por el usuario responsable, esto brinda seguridad en el manejo de mucho volumen, la unificación de criterios, la agilidad, oportunidad y por sobre todo la reducción de costos.

• Información

Obtención de informaciones cotidianas a través de listados, las excepcionales a través de consultas por pantalla, sólo serán confiables si hay controles.

• Controles

Los procesos involucrados en la disciplina de control son las siguientes:

- En la protección de activos

- En la separación de funciones ( controles cruzados)

- En el acceso a la información ( permisos de acceso)

Los procesos administrativos operativos involucrados son los siguientes:

• Registros de datos en el momento

Se realizan los controles en ese preciso instante para minimizar problemas futuros, obtener información actualizada al instante.

• Registro de datos por el encargado de la tarea

Responsabilidad en la calidad de los datos registrados por el propio ejecutante de la tarea, se minimiza costos al eliminar intermediarios y con ello se disminuye los riesgos de fraude.

• Emisión automática de comprobantes

Con ello se asegura los datos del comprobante emitido en la transacción (integridad y validez) y la pulcritud en el formato.

• Control de secuencia

La secuencia de procedimientos está controlada por el sistema y no por personas, con ello se logra seguridad en el cumplimiento de normas y políticas.

• En la protección de activos

-Identificación de mercaderías, valores, cuentas a cobrar y otros.

-Seguridad en el cumplimiento de intercambio de activos ( procesos)

- Identificación y monitoreo.

- Mecanismo de detección de iregularidades

• En la separación de tareas ( controles cruzados)

- Descomposición de procesos en partes afectando distintas personas

- Control de accesos para cada parte afectada

- Cumplimiento del proceso controlado por el sistema

• En el acceso a la información

- Accesos a la información controlados por sistema

- Menúes especializados por usuario

- Contraseñas de acceso para cada usuario

Osvaldo Sosa Espínola

Director

AUDITEC CONSULTORA