• Flexibilidad mental. El profesional debería desarrollar una flexibilidad mental que le permita adaptarse a los cambios. Ello implica una amplia preparación interdisciplinaria.

• Generalidades. Humanidades, lógica y ética, idioma oral y escrito. Obviamente no debería admitirse en la profesión a aquellos que no tengan un rendimiento mínimo en estas áreas.

• Economía . Ciencia social que abarca las siguientes áreas:

1. Microeconomía. Los auditores independientes trabajan más dentro del área de la microeconomía que en el área de la macroeconomía, los conocimientos de microeconomía deberían abarcar a la naturaleza de las fuerzas económicas que afectan a la firma; la relación entre el precio y demanda, el comportamiento de los costos, los conceptos de los mismos; la productividad y el papel del gobierno y del control que ejerce.

1. Macroeconomía. Incluye la comprensión de las teorías y políticas  monetaria y fiscal, determinación de la renta nacional, empleo, crecimiento económico, economía internacional, ciclo económico, predicción de resultados, instituciones que están presentes en la economía, y la interacción del gobierno, industria, sindicatos, instituciones financieras y similares.

• Ciencias del comportamiento.  Al auditor independiente principiante debería exigírsele conocimiento de los fundamentos del comportamiento y de la motivación.  Además de poseer conocimientos de dirección de empresas y dirección industrial, el auditor debe poseer conocimientos de los fundamentos del comportamiento individual y de grupo. La motivación es fundamental para entender aspectos relacionados con la toma de decisiones, innovación, conflictos, dotes de mando, autoridad, aprendizaje, percepción y creatividad.

• Derecho.  El auditor independiente principiante debería poseer unos buenos conocimientos de derecho empresarial, contractual , leyes sobre instrumentos negociables, el derecho de propiedad, etc.

• Matemáticas, estadística y probabilidad.  Un auditor debe manejar con soltura los símbolos de la matemática, aparte de la aritmética debería incluir : probabilidad, cálculo diferencial e integral,álgebra lineal, análisis, ecuaciones diferenciales y derivadas, cálculo, secuencias de probabilidad y estadística.

• Finanzas. El auditor debería ser capaz de comprender el efecto de la depreciación y el impacto de los impuestos sobre el flujo de efectivo. Capacidad para emplear los instrumentos del análisis financiero, como por ejemplo de hacer proyecciones de efectivo y capital circulante, de calcular ratios financieros, índices de rotación, comparación de flujos de efectivo descontados en las decisiones de inversiones alternativas y el costo del capital en relación con sus fuentes.

• Producción. Para el caso de control de empresas manufactureras, el auditor debe dominar los sistemas de costos, su naturaleza, debe conocer los términos relacionadas al proceso productivo de  tal manera de realizar las recomendaciones pertinentes.

• Marketing. El auditor debería comprender la clave de la gestión de ventas, distribución física y cuestiones similares, la relación entre el marketing y la ingeniería, producción, finanzas y derecho.

• Ciencias de los ordenadores.  El auditor debería tener conocimientos básicos de al menos un sistema de ordenadores, esto implica un conocimiento de los componentes, las diversas funciones que puede desempeñar el sistema y los términos asociados.  Además debería conocer al menos un lenguaje de programación como por ejemplo, COBOL, BASIC. JAVA

• Conocimientos profundos de contabilidad.  Las funciones de la contabilidad: quién utiliza la información contable y para qué fines. Presentación de lo estados financieros para obtener máxima utilidad y claridad. Normas de auditoría: normas generales, normas de ejecución del trabajo, normas del informe, ética profesional. Teoría y terminología de contabilidad. Clasificación de los costos, categoría de recursos, fuentes de capital, muestreo estadístico, impuesto sobre la renta, derecho administrativo.

Lic. Osvaldo Sosa Espínola

Director

AUDITEC CONSULTORA

• Desfalcos:

- Interceptación – efectuar cobros antes de que éstos  se registren ( por ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados.

- Sustracciones – hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado ( por ejemplo, apoderarse de una cantidad de cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias.

- Desviaciones – hacer que un desembolso que en un principio es legítimo se desvíe de su destino correspondiente.

• Distorsiones – modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.

Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos pueden clasificarse también según las posibilidades de encubrimiento y la situación resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:

a) Descubiertas o abiertas – los recuentos o conciliaciones son inferiores a las cifras registradas.

b) Encubiertas:

1. Temporales – los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras registradas.

2. Permanentes – las cantidades no se han registrado o se han reducido una vez registradas.

Para que se de un encubrimiento permanente es necesario una acción única, mientras para que se de un encubrimiento temporal se ha de repetir cada vez que se lleve una conciliación de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliación entre las cifras registradas y los activos reales.

En las interceptaciones no se registran las cantidades percibidas.

Las sustraciones implican una disposición indebida de una cantidad que ha sido registrada, esta disposición puede registrarse o no, sino se hace aparece una deficiencia que podrá mantenerse descubierta o encubierta temporalmente mediante una sobrevaloración en los recuentos de efectivo o en las conciliaciones de las cuentas bancarias.

Control interno

Cobros.

• Se recomienda a los clientes que  envíen todas las remesas, giros etc.  directamente a un buzón cerrado bajo control del banco depositario.
• Envío de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no se efectúe  el reintegro o egreso de nungún cheque a pagar a la organización.
• Endosado inmediato  de todos los cheques recibidos “sólo para ingreso en cuenta” en los haberes de la organización.
• Depósito de los cobros diarios de forma intacta  antes de que se pueda disponer de los del día siguiente.
• Debe asegurarse el registro inmediato de todos los cobros para evitar interceptaciones.

Desembolsos.

Las sustracciones  mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona que puede extender cheque o sacar efectivo.

• Firmantes que cheque de una sola firma
• Firmantes de cheques con dos firmas en las que los documentos justificativos no son examinados por ambas pates.

Se recomienda que cada firmante tenga acceso a los documentos que respalden la firma del cheque correspondiente.

Procedimientos de control

• Efectuar un recuento y listado de depósitos , cheques, comprobantes etc.  que afecten a los fondos fijos y a otros fondos,  o a cobros no depositados.
• Efectuar un seguimiento de los cheques cobrados y, si es necesario , deberían depositarse en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.
• Hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un periodo suficiente, previo a la conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas  en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago , previo a la fecha de conciliación.

La labor del auditor

El auditor debe controlar las siguientes áreas relacionadas al movimiento de caja y bancos:

1. Proyecciones de necesidades de efectivo.  Debe sugerir un cambio de oportunidad de los cobros y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.
2. Evaluación de riesgos. A veces el control estricto es muy costoso, sería razonable separar ciertas funciones importantes como el firmado de cheques y la conciliación de cuentas bancarias.
3. Eficacia de procedimiento. Modernizando los procedimientos puede reducirse el costo del control, por ejemplo un aumento en la eficacia de las remesas contribuirá a acelerar los depósitos bancarios.
4. Confección de diagramas de flujo. Resulta útil para representar  las relaciones dentro de la empresa en forma de un organigrama.
5. Utilización de fondos. Es necesario conocer que fondos no se utilizan, evitar la acumulación excesiva de fondos y recomendar su distribución.

Lic. Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

Las actividades incluidas dependen más que nada  del tipo de empresas, que pueden ser las que fabrican productos industriales y las que fabrican productos de consumo.

• Administración de marketing. Todos los gastos de los responsables de desarrolar, dirigir y coordinar todas las actividades de marketing.
• Investigación de marketing. Todos los gastos de los responsables de la proyección de marketing, determinación de la posición en el mercado, del mercado potencial, de estimar la demanda de nuevos productos, estudios de mercado, análisis etc.
• Dirección del producto. Todos los gastos relativos a la responsabilidad del beneficio del producto, como presupuestar volumenes de venta y costos de mercado, planificar las promociones de venta y su corrdinación con la publicidad, diseño de envase, recomendaciones de precio, mejora del producto.
• Personal de ventas. Todos los gastos relativos a la supervisión de ventas, vendedores, oficinas, servicio de ventasy otros gastos relativos a la obtención de pedidos.
• Promoción de ventas. Todos los gastos efectuados especialmente en los productos de consumo, parta potenciar las ventas a través de distintos esfuerzos de promoción, como cupones de promoción y concesiones de premios.
• Almacenamiento. Todos los gastos de almacenamiento, envase, manejo etc. , relativos a la distribución de mercancías entre los clientes.
• Tráfico y transporte. Todos los gastos de viaje de la mercadería a los clientes, tales como costo de flete y la operación del equipo en el flete de salida.

Auditoría operativa de  marketing

La auditoría operativa puede describirse como un examen amplio de una empresa, institución o dependencia del gobierno, o cualquier componente de las mismas, como una división o departamento y sus planes y objetivos, sus métodos y controles, sus implicaciones operativas y su utilización de los recursos humanos y físicos.

La auditoría operativa pone su énfasis en los aspectos directivos, la auditoría tradicional económico-financiera se hace para proporcionar información y seguridad a los accionistas y a la comunidad financiera acerca de los resultados financieros de la empresa durante el período auditado.

El propósito de una auditoría operativa es totalmente distinto, generalmente persigue el proporcionar información a la dirección de que sus objetivos y metas se han llevado a cabo y que los controles de dirección instalados al objeto de incrementar la eficacia son efectivos.

El auditor debe familiarizarse con las operaciones y problemas reales de la empresa, debe estar alerta a los siguientes aspectos básicos de la auditoría operativa:

• Familiarización
• Verificación
• Evaluación
• Informe

En la auditoría del departamento de marketing, el auditor interno preguntará por el organigrama y si no existe uno disponible, lo preparará,comentará  con el jefe del departamento, normalmente el vicepresidente de marketing, el plan general de organización, preguntará la vigencia del plan y si se han efectuado algunos cambios, podrá sugerir modificaciones a la estructura presente.

Después puede revisar los últimos cinco años de cualquier nuevo producto lanzado

-  En que mercados se introdujo?

- Qué cambios hubo en las ventas de los productos actuales?

- Existen señales de obsolescencia de los productos?

- Qué nuevos territorios se han añadido?

Objetivos de auditoría

• Revisión del sistema de control interno de gastos, para asegurarse de que cumplen las especificaciones de las promociones y su oportunidad y de que el rendimiento está documentado y es el adecuado, debe ponerse atención a:

a) Pago de promociones

b) Especificaciones establecidas

c) Pedidos pendientes

d) Registro de control de pagos

• Verificación de gastos de promoción adecuados, aprobados y justificados ( clasificados y costeados).

Programa de auditoría

• Antecedentes:  Catálogo de cuentas, manual contable, boletín de promoción
• Papel de trabajo: Costos de promoción efectuados, selección de promociones para verificación.
• Copias de documentos: Propuesta de presupuesto, boletín de promoción, pedidos de compra de materiales, acuerdos
• Listar nombres: Para entrevista durante la auditoría.
• Departamento legal: Revisar la aprobación  de los boletines de promoción seleccionados.
• Obtener cifras del gasto de promoción efectuadas.
• Contratos. Determinar si son adecuados
• Contabilidad : Determinar si recibe y revisa las copias de los pedidos de compra.
• Proveedores: Documentar los pagos a los mismos.
• Pagos efectuados: Verificar los cheques pagados en lo relativo a la promociones.

Estos son algunos de los procedimientos que deberían aplicarse en una auditoría operativa al departamento de marketing de una empresa.

Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

Todos los negocios sean grandes o pequeños, necesitan tener sistemas que premitan conducir sus actividades cotidianas, mientras mejor sea un sistema, menos el propietario depende de los demás, el ejemplo McDonlad´s es el mismo en todas partes del mundo y lo manejan los adolescentes, esto es debito a que existen excelentes sistemas, y McDonald´s depende de los sistemas, no de las personas.
El trabajo de un director ejecutivo consiste en supervisar todos los sistemas e identificar las debilidades antes de que se conivertan en fallas sistémicas.
Generalmente los sistemas fallan cuando se incrementa la demanda en la empresa, por ejemplo:

• No hay suficiente líneas telefónicas para contestar todas las llamadas.
• No hay suficiente dinero para crear nuevos productos o contratar ayuda adicional.

En cada nivel de crecimiento, el ejecutivo debe planificar los sistemas necesarios para pasar al siguiente nivel

Sistemas que se requieren para todos los negocios a fin de lograr máxima eficiencia.

Básicos

• Contestar el teléfono
• Recibir y abrir el correo electrónico
• Compra y mantenimiento de equipos de oficina
• Envío de faxes y correos electrónicos
• Crear respaldos y archivo de información

Desarrollo de productos

• Desarrollo de productos y protección legal
• Desarrollo de procesos y métodos de manufactura

Manufactura e Inventario

• Selección de proveedores
• Fijación de precios del producto o servicio
• Creación de procesos de nuevos pedidos
• Recepción u almacenamiento de productos ( inventario)
• Cotejo de inventario físico y registros de contabilidad

Procesamiento de pedidos

• Levantamiento y registro de pedidos por correo, fax, teléfono, internet
• Atención y empaquetamiento de pedidos
• Envíos de los pedidos

Facturación y cuentas por cobrar

• Facturación de pedidos
• Recepción de los pagos
• Proceso de cobro

Servicio al cliente

• Procedimiento de devolución ( recepción en inventario y reeembolso al cliente)
• Respuesta de quejas a clientes
• Reemplazo de productos defectuososo cumplimiento de normas de garantía

Cuentas por pagar

• Procedimiento de compras y aprobaciones requeridas
• Pago por suministros e inventario
• Caja chica para pagos menores

Mercadotecnia

• Creación de un plan de mercadotecnia
• Diseño y producción de materiales promocionales
• Plan de publicidad
• Plan de relaciones públicas
• Desarrollo y mantenimiento de base de datos
• Desarrollo y mantenimiento de sitio Web
• Análisis y seguimiento de estadísticas de ventas

Recursos humanos

• Procedimiento de contratación de empleados
• Capacitación de empleados
• Nómima y planes de beneficios

Contabilidad general

• Informes contables diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales
• Adminsitración de efectivo
• Elaboración del presupuesto y pronóstico financiero
• Consignación de impuestos y retención de pagos

Administración de espacio físico

• Diseño y conservación de sistemas eléctrico y teléfonico
• Garantizar la seguridad física (alarmas, extintores, etc.)

Se pueden diseñar tantos sistemas como hagan falta en la empresa y las mismas simplemente cumplen la función de crear caminos preestablecidos para el logro de los fines propuestos.

El cuerpo humano es el modelo ideal de como  varios sistemas trabajan como un todo:

1. Sistema respiratorio Capta el oxígeno para el cuerpo y expulsa dióxido de carbono.
2. Sistema digestivo Transforma el alimento, absorbe los nutrientes y elimina los residuos.
3. Sistema excretor Filtra la sangre y elimina sustancias residuales.
4. Sistemas esquelético y muscular Permiten el movimiento y proporcionan soporte al resto de los órganos.
   
5. Sistemas cardiovascular y linfático Se encarga del transporte de sustancias y de la defensa frente a las infecciones.
6. Sistemas nervioso y hormonal Coordinan los demás sistemas, captan estímulos medioambientales y elaboran respuestas y comportamientos.
7. Sistema endócrino Las hormonas actúan como mensajeras de los diversos sistemas para que todo se realice en un ritmo apropiado.
8. Sistema reproductor Se encarga de la reproducción y el desarrollo.

Muchas veces se ha comparado el cuerpo humano con el autómovil, desde luego que un sistema es aplicable a toda organización sea el cuerpo humano, una empresa, una maquinaria.

No cabe duda que una buena administración de sistemas facilita la tarea del auditor y le permite evaluar las fallas y realizar las recomendaciones correspodientes.

Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

Bibliografía Consultada

KIYOSAKI, Robert. Guía para invertir, Punto de lectura, Administración de sistemas, Cap. 34 pgs 477-486

El muestreo  estadístico es un valioso instrumento que puede ayudar al auditor a examinar con eficacia y eficiencia los estados financieros.

En que consiste el muestreo de auditoría ?

El muestreo de auditoría es la aplicación de un procedimiento a menos del 100%  de las partidas o asientos de una cuenta o clase de transacciones con el fin de evaluar algunas características del saldo de la cuenta que desea estudiar el auditor.

Tipos de muestreo estadístico

1. Muestreo por atributos.

Brinda como resultado un ratio porcentaje de ocurrencia o de no ocurrencia de un suceso específico, por ejemplo si alguien estuviera interesado en estimar el porcentaje de una ciudad que utiliza el cinturón de seguridad cuando se sienta al volante, podría emplear el muestreo por atributos, los auditores suelen emplear este método para verificar el cumplimiento de los controles contables internos establecidos.

Entre las aplicaciones por atributos se encuentran las siguientes:

• Comprobación de los controles sobre desembolsos en efectivo.
• Comprobación de los controles sobre facturaciones.
• Comprobación de los controles sobre nómina.
• Comprobación de los controles sobre cobros en efectivo.

2.  Muestreo por variables

Brinda por resultado una estimación de la cantidad, generalmente monetaria, por ejemplo si alguien estuviera interesado en estimar la cantidad de dinero que los estudiantes gastan en CDs durante un mes, podría aplicarse el muestreo por variables. Los auditores suelen emplear este muestreo como parte de las pruebas sustantivas.

Algunas de las aplicaciones más comunes son:

• Confirmación de cuentas a cobrar.
• Comprobación de precios de inventario.
• Comprobación de las incorporaciones de activo fijo.
• Comprobación de nómina.

Población y unidad de muestreo

Una población es el grupo de saldos o transacciones sobre los que el auditor desea llegar a una conclusión.

Por ejemplo, si el objetivo de aplicación de muestreo es verificar la validez de todos los saldos de cuentas a cobrar, la población estaría formada por las “cuentas a cobrar de los clientes”.

Técnicas de selección de muestras

• Muestreo aleatorio. El muestreo aleatorio es un método de selección en el que el auditor escoge una muestra a fin de hacer corresponder unos números aleatorios con unas unidades de muestreo.

Ejemplo: La población podría consistir en una lista de partidas de activo fijo en donde cada página de un total de 95, contenga una lista de 25 partidas de activo fijo, en esta situación, habría dos dígitos de un número aleatorio que correspondería  a los números de página y otros dos que corresponderían a una partida de activo fijo en determinada página, como ejemplo un número aleatorio 7812, que correspondería a la partida de activo fijo número 12 de la página 78.

Para el logro de estos objetivos se utilizan tablas de números aleatorios o programas de computadoras

• Muestreo sistemático. El auditor selecciona una muestra con el mismo intervalo entre cada unidad elegida, por ejemplo si el auditor desea elegir un tamaño de  muestra de 100 de una población formada por 6000 unidades de muestreo, el intervalo sería 60, a continuación selecciona un número aleatorio entre 1 y 60  como punto de partida . En este ejemplo, si el auditor selecciona como punto de partida la cuenta número 38, su selección estaría formada por las cuentas 38, 98, 158, 218 etc., hasta que se completara la selección de las 100 unidades de muestreo.

Métodos de selección no aceptables en el muestreo estadístico

1. Muestreo por bloques. Consiste en la selección de uno o varios grupos de transacciones contiguas como muestra, por ejemplo: se toman todos los cheques de sueldos pagados el día 23 de febrero o todas las facturas de proveedores cuyos nombres comiencen por R . Las muestras por bloques no suelen ser económicas.
2. Muestreo al azar. Es la selección aleatoria sin el empleo de técnicas comprobadas de muestreo

Riesgo de muestreo

Cuando un auditor emplea el muestreo, asume cierto riesgo de que la muestra no contenga el mismo porcentaje de errores que el conjunto de una población, a esto se le llama riesgo de muestreo.

• Riesgo de exceso de confianza en el control contable interno.  Cuando los resultados de un muestra justifiquen la fiabilidad en un procedimiento de control contable interno, cuando la desviación de la población no justifica tal fiabilidad, también se la llama riesgo Beta o tipo II
• Riesgo de falta de fiabilidad del control contable interno. Cuando la muestra no justifique la fiabilidad depositada en el procedimiento de control interno. Este riesgo se conoce también como alfa o riesgo tipo I

Ejemplo de muestreo por atributos – Tabla para determinar tamaño de muestra

Con los datos de nuestro ejemplo: nivel de confianza del 90 por ciento, tasa esperada de desviaciones del 3 por ciento, y una tasa aceptable de desviaciones del 8 por ciento, accedemos a la tabla y obtenemos un tamaño de muestra de 82.

En los papeles de trabajo de la auditoría se deberá incluir la documentación del muestreo realizado, detallando:

• Objetivo de la prueba
• Tipo de muestreo
• Definición de la población
• Tamaño de la población
• Pruebas a realizar sobre los elementos de la muestra
• Criterio de aceptación o rechazo
• Tasa esperada de errores, con su justificación
• Tasa aceptable de errores, con su justificación
• Nivel de confianza
• Cálculo del tamaño de la muestra, señalando de qué tabla se obtuvo o con qué fórmula o software se calculó
• Procedimiento utilizado para extraer la muestra, incluyendo números aleatorios utilizados y su obtención
• Listado de las transacciones de la muestra seleccionada, con el resultado de las pruebas de auditoría realizadas sobre cada una de ellas. La identificación de las transacciones debe ser tal que permita la rápida localización de los comprobantes. Muchas veces será apropiado adjuntar a los papeles de trabajo fotocopias de la documentación analizada.
• Cantidad de errores o desviaciones
• Evaluación de suficiencia de la muestra obtenida
• Si la muestra se hubiese evaluado como insuficiente, repetición de los cinco puntos precedentes para la ampliación de la muestra original
• Cálculo del total de errores estimado
• Evaluación del resultado del muestreo, mencionando la tabla o el software utilizados
• Análisis cualitativo de los errores o desviaciones
• Conclusión de la prueba de muestreo, por ejemplo, “Existe un 90% de probabilidad de que los errores en el funcionamiento del control no superen el 2% del total de transacciones, encontrándose dicha tasa de errores dentro de los límites de tolerancia aceptables. Se considera que el control funciona en forma satisfactoria.”
• Recomendación de mejoras, si fuera aplicable

 

Lic. Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

El auditor cuenta hoy día con sofisticadas herramientas informáticas para la realización de los controles pertinentes a su oficio.

Todas las empresas deben contar con controles adecuados que deben ser:

• Independientes de las personas
• Seguros
• Sistemáticos

Con la informatización de las oficinas se deben determinar las funciones básicas que debe tener todo sistema de información tales como:

• Automatización

Las decisiones cotidianas son realizadas por el computador, las excepciones son analizadas por el usuario responsable, esto brinda seguridad en el manejo de mucho volumen, la unificación de criterios, la agilidad, oportunidad y por sobre todo la reducción de costos.

• Información

Obtención de informaciones cotidianas a través de listados, las excepcionales a través de consultas por pantalla, sólo serán confiables si hay controles.

• Controles

Los procesos involucrados en la disciplina de control son las siguientes:

- En la protección de activos

- En la separación de funciones ( controles cruzados)

- En el acceso a la información ( permisos de acceso)

Los procesos administrativos operativos involucrados son los siguientes:

• Registros de datos en el momento

Se realizan los controles en ese preciso instante para minimizar problemas futuros, obtener información actualizada al instante.

• Registro de datos por el encargado de la tarea

Responsabilidad en la calidad de los datos registrados por el propio ejecutante de la tarea, se minimiza costos al eliminar intermediarios y con ello se disminuye los riesgos de fraude.

• Emisión automática de comprobantes

Con ello se asegura los datos del comprobante emitido en la transacción (integridad y validez) y la pulcritud en el formato.

• Control de secuencia

La secuencia de procedimientos está controlada por el sistema y no por personas, con ello se logra seguridad en el cumplimiento de normas y políticas.

• En la protección de activos

-Identificación de mercaderías, valores, cuentas a cobrar y otros.

-Seguridad en el cumplimiento de intercambio de activos ( procesos)

- Identificación y monitoreo.

- Mecanismo de detección de iregularidades

• En la separación de tareas ( controles cruzados)

- Descomposición de procesos en partes afectando distintas personas

- Control de accesos para cada parte afectada

- Cumplimiento del proceso controlado por el sistema

• En el acceso a la información

- Accesos a la información controlados por sistema

- Menúes especializados por usuario

- Contraseñas de acceso para cada usuario

Osvaldo Sosa Espínola

Director

AUDITEC CONSULTORA

Existe evidencia que alguna especie de auditoría se practicó desde hace mucho tiempo, Los  soberanos exigían el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar el desfalco en dichas cuentas. Con el desarrollo del  comercio surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y fiabilidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales.

La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas en 1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período del mandato de la ley: ” Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude“, también reconocía  una aceptación general de la necesidad de efectuar una revisión independiente de las cuentas de las pequeñas y grandes empresas.

En Estados Unidos siguió un camino independiente más allá de la detección del fraude, los objetivos primordiales de la auditoría eran:

• Detección y prevención del fraude.
• La detección y prevención de errores
• Verificación de la condición financiera actual y de las ganancias de una empresa.

Paralelamente al crecimiento de la auditoria independiente en los Estados Unidos, se desarrollaba la auditoria interna y del Gobierno.

Como podemos observar los objetivos de la auditoria externa cambiaron desde el énfasis en la detección del fraude a la revisión profesional de los estados financieros por un experto, de manera que  pueda darse una opinión profesional  que indique la condición financiera y los resultados de operación.

Este cambio tuvo lugar por la importancia de disponer de un buen control interno contable.

El control interno contable es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que son relativos y que están directamente relacionados con la salvaguarda de activos y con la fiabilidad de los registros financieros.

Si el sistema de control interno es adecuado la posibilidad de que el fraude y otros errores exista es remota, con ello al profesional pude poner más atención a la obtención de evidencia en relación a la presentación adecuada de la posición financiera y de los resultados de las operaciones.

Los auditores independientes deben revisar el sistema de control interno contable en cada uno de los encargos y basarse en el desarrollo adecuado del alcance de su examen. La responsabilidad de los auditores internos es la de designar, implementar, revisar y probar el sistema de control interno de la empresa.

Ramas de la auditoria

• Auditoria independiente. La auditoria independiente es realizada por contadores públicos titulados independientes, con el propósito de emitir un dictamen.
• Auditoria interna. Actividad independiente dentro de  la empresa, con  la función de asistir  a la dirección en relación al cumplimiento de sus responsabilidades, al facilitarles, análisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a las actividades que realizan.
• Auditoria gubernamental. Profesionales  que realizan auditorias a unidades gubernamentales para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia , eficacia y transparencia de conformidad a las leyes vigentes.

Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

Bibliografía:

Enciclopedia de la auditoría, Océano, Historía y desarrollo de la auditoría, pgs  6, 7

Entre ellas se citan a continuación las etapas por las que pasa el dinero sucio hasta su blanqueo definitivo  en el sistema financiero.

• Colocación del dinero sucio: se saca el dinero del país o se traslada a zonas altamente comerciales para que pasen desapercibidas. Otra técnica es el pitufeo o depósito en bancos de pequeñas sumas de dinero. El cambio de billetes de pequeña denominación en otra mayor.Compra de metales preciosos.Utilizar entidades receptoras de grandes sumas de dinero como centros nocturnos, restaurantes, casas de cambio, casinos etc.

• Intercalación : Se intercala el dinero sucio en entidades e instituciones legales para encubrir el origen ilícito del dinero, se compran bienes para permutarlos con otros. Se envían los capitales a paraísos fiscales para que circulen  y se transformen en cheques de viajero, cartas de crédito, acciones en sociedades, creación de cuentas ficticias en el extranjero para recibir y distribuir fondos, transporte de dinero a través de corporaciones, adquisición de bienes suntuosos, compra y venta de obras de arte, establecimiento de empresas fantasmas.

• Inversión: Se invierte en negocios, Se hacen préstamos a individuos. Se compran bienes a través de registros contables  y tributarios para dar legalidad a la operación. ( el dinero sucio vuelve al circuito financiero mezclado con otros elementos lícitos, obtención de préstamos de entidades fantasmas, construcción de hoteles,cobro anticipado de seguros, simulación de operaciones de importación y exportación, recepción de dinero de algún casino, o juego de azar para dar apariencia de ganancia legítima.

Emprendimientos sospechosos típicos:

• Empresas con objetivos muy amplios: Empresas que se dedican a todo tipo de cosas para justificar el dinero proveniente de distintas empresas y con recursos provenientes de otro país.
• Compra-venta de automóviles: Generalmente  usados de poco valor para un cierre rápido de ventas.
• Creación de asociaciones y fundaciones : Que  por ser sin fines de lucro no despiertan sospechas
• Facturación doble: Para de esta manera justificar cuantiosos ingresos.
• Sobre valoración de importaciones y exportaciones: Para justificar grandes sumas provenientes  del exterior.
• Protección financiera:  En este caso el ente financiero no declara operaciones sospechosas y es cómplice de esos delitos.
• Rompecabezas: Operaciones de pequeña escala no sujetos a regulación y que sirven para adquirir valores a través de testaferros.
• Casinos:  Es más difícil de detectar porque no es posible distinguir el dinero sucio de las ganancias del casino.
• Casas de cambio:  Compra de dólares y luego comercialización en zonas financieras.
• Transferencias electrónicas: Permiten mover grandes volúmenes de dinero sin grandes inconvenientes.
• Tarjetas de crédito: Para compras en el extranjero pero se pagan en el país de origen sin tener que portar el dinero.
• Giros: Entrega de dinero a través de intermediarios o courier para entrega de dinero sin que salga físicamente y evitar controles.

Se han constituido organizaciones que luchan contra el lavado de dinero, entre ellas está la GAFISUD

Qué es la GAFISUD ?

Es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a los países de América del Sur para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

Cuándo fue creada  y quiénes la componen ?

Se creó formalmente el 8 de diciembre de 2000 en Cartagena de Indias, Colombia, mediante la firma del Memorando de Entendimiento constitutivo del grupo por los representantes de los gobiernos de diez países: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Paraguay, Perú y Uruguay.

Cómo está organizado ?

El Grupo goza de personalidad jurídica y estatus diplomático en la República Argentina donde tiene la sede su Secretaría. Sus órganos de funcionamiento son el Pleno de Representantes, el Consejo de Autoridades y la Secretaría del Grupo.Cuenta, además, con el ofrecimiento del gobierno de Uruguay que ha puesto a disposición del Grupo su centro de Capacitación en materia de lavado de dinero de Montevideo.
Participan como observadores Alemania, el Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo, Egmont, España, Estados Unidos, FMI, Francia, INTERPOL, INTOSAI, Naciones Unidas y Portugal. También asisten a sus reuniones, como organizaciones afines, el Grupo de Acción Financiera Internacional sobre lavado de dinero (GAFI/FATF), el Grupo de Acción Financiera del Caribe

Próximamente se realizará un congreso internacional para la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo en sudamérica, volveré a abordar este tema en las siguientes publicaciones.

Saludos

Osvaldo Sosa Espínola

Director

AUDITEC CONSULTORA

Una de las funciones del auditor consiste  en brindar recomendaciones oportunas a los clientes que brinden un certero diagnóstico de la realidad económica empresarial, y para este efecto, nada mejor que una herramienta llamada análisis FODA.

En que consiste este análisis?

FODA es una sigla que significa lo siguiente:

FORTALEZAS. Ventajas, recursos, etc.
OPORTUNIDADES. Tendencias del mercado, cambios tecnológicos, normativa legal etc.
DEBILIDADES. Aspectos financieros, mercado, organizacional, control etc.
AMENAZAS. Situaciones negativas, obstáculos etc.

 

Existen factores en cualquier empresa :

Controlables

• FORTALEZAS
• DEBILIDADES

Incontrolables

• OPORTUNIDADES
• AMENAZAS

Si aplicamos esta herramienta a una cooperativa de producción deberíamos hacer las  siguientes preguntas:

Factores internos ( controlables)

• Fortalezas:

- Experiencia en producción láctea, cultivo de soja, etc.

- Provisión de agua potable a través de un pozo artesiano

- Posesión de propios generadores para la obtención de energía eléctrica.

• Debilidades

- Falta de capital operativo para la compra de insumos y pago de sueldos.

- Maquinarias obsoletas y falta de técnicos para el mantenimiento de equipos.

Factores externos ( no controlables)

• Oportunidades

- Mejora en los precios de los productos en el mercado

-Cambios en la legislación que benefician al rubro.

-Poca competencia en el entorno

• Amenazas

- Invasión de tierras en las cercanías de la cooperativa por campesinos.

- Ingreso de productos similares a través del contrabando.

Como se puede observar, es importante contemplar todas estas variables para hacer una adecuada diagnosis de cualquier  empresa.

Esta herramienta está inspirada en el arte de la guerra en el que un buen estratega debe contemplar no sólo los propios recursos para una contienda sino que debe también saber las fortalezas y debilidades del enemigo.

 

Osvaldo Sosa Espínola

Director

Nos habla acerca de las cualidades que debe reunir un buen líder:

• Determinante Circunstancial favorable

Todos nosotros hemos venido al mundo desde una situación histórica, económica, cultural etc. que nos brinda oportunidades o no, sin duda el destino no es lo que está por venir sino “lo que nos tocó al llegar aquí”.

• Valores

La columna vertebral del liderazgo es la estructura de valores que posee un líder. Es posible ser un líder que contribuya al progreso de la humanidad ( Gandhi) o un líder que sea causante de millones de muertes ( Hitler), la diferencia está en la estructura de valores.

• Compromiso

No es suficiente tener las determinantes circunstanciales que hagan posible la existencia de un líder o la estructura de valores si  no lleva a comprometerse con una causa.

En el transcurso de la conferencia, se rompe  paradigmas:

“No es lo mismo comprometerse y estar involucrado”.

“La importancia del líder y del seguidor”

“A pesar de las apariencias el mundo ha mejorado”

“No confundir idealismo y responsabilidad”

“El idealismo comienza donde la responsabilidad termina”

“Deberíamos construir la estatua de la responsabilidad al lado de la estatua de la libertad”

“Somos marcados por el inconsciente colectivo”

Que lo disfruten !

Osvaldo Sosa Espínola

Director Auditec Consultora

AUDIO-Despierta al líder en ti