Todos los negocios sean grandes o pequeños, necesitan tener sistemas que premitan conducir sus actividades cotidianas, mientras mejor sea un sistema, menos el propietario depende de los demás, el ejemplo McDonlad´s es el mismo en todas partes del mundo y lo manejan los adolescentes, esto es debito a que existen excelentes sistemas, y McDonald´s depende de los sistemas, no de las personas.
El trabajo de un director ejecutivo consiste en supervisar todos los sistemas e identificar las debilidades antes de que se conivertan en fallas sistémicas.
Generalmente los sistemas fallan cuando se incrementa la demanda en la empresa, por ejemplo:

• No hay suficiente líneas telefónicas para contestar todas las llamadas.
• No hay suficiente dinero para crear nuevos productos o contratar ayuda adicional.

En cada nivel de crecimiento, el ejecutivo debe planificar los sistemas necesarios para pasar al siguiente nivel

Sistemas que se requieren para todos los negocios a fin de lograr máxima eficiencia.

Básicos

• Contestar el teléfono
• Recibir y abrir el correo electrónico
• Compra y mantenimiento de equipos de oficina
• Envío de faxes y correos electrónicos
• Crear respaldos y archivo de información

Desarrollo de productos

• Desarrollo de productos y protección legal
• Desarrollo de procesos y métodos de manufactura

Manufactura e Inventario

• Selección de proveedores
• Fijación de precios del producto o servicio
• Creación de procesos de nuevos pedidos
• Recepción u almacenamiento de productos ( inventario)
• Cotejo de inventario físico y registros de contabilidad

Procesamiento de pedidos

• Levantamiento y registro de pedidos por correo, fax, teléfono, internet
• Atención y empaquetamiento de pedidos
• Envíos de los pedidos

Facturación y cuentas por cobrar

• Facturación de pedidos
• Recepción de los pagos
• Proceso de cobro

Servicio al cliente

• Procedimiento de devolución ( recepción en inventario y reeembolso al cliente)
• Respuesta de quejas a clientes
• Reemplazo de productos defectuososo cumplimiento de normas de garantía

Cuentas por pagar

• Procedimiento de compras y aprobaciones requeridas
• Pago por suministros e inventario
• Caja chica para pagos menores

Mercadotecnia

• Creación de un plan de mercadotecnia
• Diseño y producción de materiales promocionales
• Plan de publicidad
• Plan de relaciones públicas
• Desarrollo y mantenimiento de base de datos
• Desarrollo y mantenimiento de sitio Web
• Análisis y seguimiento de estadísticas de ventas

Recursos humanos

• Procedimiento de contratación de empleados
• Capacitación de empleados
• Nómima y planes de beneficios

Contabilidad general

• Informes contables diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales
• Adminsitración de efectivo
• Elaboración del presupuesto y pronóstico financiero
• Consignación de impuestos y retención de pagos

Administración de espacio físico

• Diseño y conservación de sistemas eléctrico y teléfonico
• Garantizar la seguridad física (alarmas, extintores, etc.)

Se pueden diseñar tantos sistemas como hagan falta en la empresa y las mismas simplemente cumplen la función de crear caminos preestablecidos para el logro de los fines propuestos.

El cuerpo humano es el modelo ideal de como  varios sistemas trabajan como un todo:

1. Sistema respiratorio Capta el oxígeno para el cuerpo y expulsa dióxido de carbono.
2. Sistema digestivo Transforma el alimento, absorbe los nutrientes y elimina los residuos.
3. Sistema excretor Filtra la sangre y elimina sustancias residuales.
4. Sistemas esquelético y muscular Permiten el movimiento y proporcionan soporte al resto de los órganos.
   
5. Sistemas cardiovascular y linfático Se encarga del transporte de sustancias y de la defensa frente a las infecciones.
6. Sistemas nervioso y hormonal Coordinan los demás sistemas, captan estímulos medioambientales y elaboran respuestas y comportamientos.
7. Sistema endócrino Las hormonas actúan como mensajeras de los diversos sistemas para que todo se realice en un ritmo apropiado.
8. Sistema reproductor Se encarga de la reproducción y el desarrollo.

Muchas veces se ha comparado el cuerpo humano con el autómovil, desde luego que un sistema es aplicable a toda organización sea el cuerpo humano, una empresa, una maquinaria.

No cabe duda que una buena administración de sistemas facilita la tarea del auditor y le permite evaluar las fallas y realizar las recomendaciones correspodientes.

Osvaldo Sosa Espínola

Director

Auditec Consultora

Bibliografía Consultada

KIYOSAKI, Robert. Guía para invertir, Punto de lectura, Administración de sistemas, Cap. 34 pgs 477-486